Untuk mendukung kelancaran kegiatan akademik, kelembagaan, maupun non-akademik di lingkungan Universitas Diponegoro Kampus Jepara, berikut adalah alur resmi peminjaman sarana dan prasarana di bawah pengelolaan BPKJ :

1. Surat Permohonan
   Buat surat permohonan peminjaman dan kirimkan ke Kepala BPKJ. Tuliskan jenis sarana yang ingin dipinjam, tujuan kegiatan, dan waktu penggunaannya.
2. Surat Ditinjau
   Surat akan ditinjau apakah kegiatan yang diajukan sesuai dan dapat disetujui atau tidak.
3. Pengecekan Lanjutan
   Jika disetujui, surat akan diteruskan ke tim BPKJ untuk diperiksa lebih lanjut, termasuk ketersediaan dan kelayakan sarana yang diminta.
4. Cek Biaya Sewa
   Kami akan mengecek apakah sarana yang dipinjam ada tarif sewanya:
   Jika tidak ada tarif → Gratis (biasanya untuk kegiatan internal dan non-komersial).
   Jika ada tarif → Termasuk peminjaman berbayar dan harus melalui proses pembayaran resmi.
5. Jadwal dan Serah Terima
   Kami akan menghubungi peminjam untuk mengatur jadwal serah terima sarana, disertai berita acara.
6. Pengambilan Sarana
   Setelah bukti pembayaran diterima (jika berbayar), sarana/prasarana bisa diambil sesuai jadwal.
7. Penggunaan dan Pengembalian
   Gunakan sarana sesuai aturan yang berlaku dan kembalikan dalam kondisi baik setelah selesai digunakan.
8. Pembayaran (jika berbayar)
   Jika ada biaya, peminjam akan menerima tagihan resmi, lalu melakukan pembayaran ke rekening Universitas Diponegoro dan mengirim bukti bayar ke BPKJ.